Publikasi

Keprotokolan Adalah Bentuk Penghargaan dari Suatu Jabatan

Protokol harus dilakukan dalam birokrasi pemerintahan. Protokol merupakan satu factor penting dalam suatu proses birokrasi. Tidak ada satupun acara dalam pemerintahan yang dapat berjalan tanpa adanya protokol karena hal ini harus dilaksanakan dalam penyelenggaraan sebuah birokrasi. Dan untuk mengatur hal tersebut, terdapat Undang-Undang Nomor 9 Tahun 2010 pasal 3 bahwa Pengaturan Keprotokolan bertujuan diantaranya untuk a) memberikan penghormatan kepada Pejabat Negara, Pejabat Pemerintahan, perwakilan Negara asing dan/atau organisasi internasional, serta Tokoh Masyarakat Tertentu, dan/atau Tamu Negara sesuai dengan kedudukan dalam negara, pemerintahan, dan masyarakat; b). memberikan pedoman penyelenggaraan suatu acara agar berjalan tertib, rapi, lancar, dan teratur sesuai dengan ketentuan dan kebiasaan yang berlaku, baik secara nasional maupun internasional; dan c) menciptakan hubungan baik dalam tata pergaulan antarbangsa.

Terkait dengan hal tersebut, Sekda Sleman dr. Sunartono, M.Kes ketika membacakan sambutan Bupati dalam acara forum keprotokolan dan pengembangan kepribadian mengatakan bahwa fungsi keprotokolan dijalankan untuk menjaga martabat dan harga diri lembaga negara, baik di lingkup Kabupaten, Kecamatan maupun Desa sebagai representasi dari kelembagaan negara di tingkat daerah. Menjalankan fungsi keprotokolan berarti menjaga citra dan harga diri negara. Jika dikaitkan dengan citra pelayanan prima, menjalankan keprotokolan berarti menjadi citra pemerintah dalam menyelenggarakan pelayanan bagi masyarakat.

Protokol biasanya dipahami sebagai orang atau petugas yang menjalankan fungsi keprotokolan. Namun sebenarnya, yang dimaksudkan dengan protokol adalah seperangkat sistem yang menjamin harga diri dan martabat negara di dalam penyelenggaraan acara. Oleh karena itu, dalam setiap kegiatan birokrasi yang melibatkan pejabat atau instansi yang merepresentasikan kelembagaan negara atau pemerintah harus selalu menggunakan keprotokolan.

Hal inilah yang memerlukan pemahaman tidak hanya dari petugas protokol namun juga seluruh aparat. Untuk itu juga diperlukan penyamaan persepsi agar pelaksanaan suatu acara maupun kegiatan dapat berjalan dengan baik dan lancar sesuai dengan turan yang berlaku.

Sunartono juga menekankan bahwa protokol memiliki peran yang sangat vital, menjadi tugas protokol bagaimana memainkan figur sentral. Dalam hal ini figur sentral di Sleman adalah bupati, sehingga diperlukan kesiapan para petugas protokol. Jika melakukan kesalahan, petugas harus siap dikoreksi. Untuk itu juga diperlukan teamwork atau kerjasama tim yang solid, jangan sampai saling menyalahkan diantara sesama petugas.  Terlebih lagi citra negatif yang terjadi akan sangat sulit untuk dihilangkan. Bahkan dalam situasi gawat/genting, protokol harus cepat mengambil sikap. Dicontohkan oleh Sunartono, jika dalam suatu acara terdapat pejabat yang memang tidak berpakaian sesuai dengan momen acara yang sedang berlangsung, maka harus segera diturunkan dan diganti dengan pejabat yang lain. Dalam hal ini protokol memiliki kewenangan untuk mengatur pakaian yang dikenakan oleh pejabat sesuai dengan acara pada saat itu.

Sunartono menyampaikan harapannya agar petugas protokol memiliki tingkat kepercayaan diri yang tinggi. Dengan ke-pede-an tersebut, Sunartono memberi kepercayaan kepada protokol untuk menggunakan aksesoris-aksesoris tertentu seperti scarf, syal maupun yang lain untuk mempercantik penampilannya dan menunjang ketugasannya.***(antz)

 

Bagaimana Mewujudkan Komunikasi Yang Efektif?

Komunikasi yang efektif sangat layak diperhitungkan dalam membangun karir dan hubungan kerja. Dengan komunikasi yang baik tentunya akan mendukung segala aktifitas kerja yang kita lakukan. Apalagi bila pekerjaan kita melibatkan berbagai bentuk presentasi, rapat-rapat, lobi-lobi, penyuluhan dan lain-lainya. Bidang pekerjaan komunikasi seperti presenter dan sejenisnya sangat ditentukan oleh bagaimana cara kita berkomunikasi dalam menyampaikan sesuatu.

Banyak faktor yang dapat membuat apa yang akan kita sampaikan menjadi lebih berkualitas. Seperti kesiapan mental, penguasaan bahan, kelengkapan sarana pendukung serta hal-hal lainnya. Sangatlah wajar jika sebelum menyampaikan presentasi maupun menjelaskan suatu materi kita merasa gugup (nervous) hingga kita kehilangan percaya diri bahkan pembicaraan jadi berputar-putar.

Untuk mempersiapkan diri lebih baik, tidak ada salahnya jika kita mempelajari tips-tips dasar dibawah ini :

1. Gunakan kalimat seefektif mungkin

Uraikan isi pembicaraan dengan kalimat efektif dan langsung mengena pada sasaran. Hindari mengungkapkan informasi detail yang kurang relevan, seperti, “Tadi sebelum menuju tempat ini saya bertemu family saya di suatu tempat….”. Biasanya lawan bicara anda tidak akan peduli dengan informasi yang tidak berhubungan dengan topik pembicaraan. Hindari penggunaan idiom bahasa yang kurang/tidak dimengerti calon pendengar anda. Dengan kata lain, kenali latar belakang calon pendengar anda.

2. Jangan mengungkapkan pengulangan ide/pokok bahasan

Jika anda ingin mengungkapkan ide, entah pada bos atau dalam suatu rapat, ketahui lebih dulu apakah ide tersebut sudah pernah diungkapkan oleh yang lain. Jika sudah, lebih baik anda tidak usah mengungkapkannya. Karena umumnya orang tidak akan tertarik mendengarkan pengulangan sebuah ide. Dalam presentasi suatu analisa, usahakan tidak terjadi pengulangan kalimat-kalimat yang merupakan teori ataupun kesimpulan. Aturlah urutan penyampaian agar lebih fokus saat menyampaikannya.

3. Jangan berbicara terlalu lambat

Tutur kata yang terlalu pelan dan lamban hanya akan membuat lawan bicara anda bosan dan tidak sabar. Lagipula gaya bicara anda yang terlalu pelan akan mengesankan anda ragu-ragu dan tidak percaya diri. Karena itu bicaralah dengan nada yang optimis dan penuh percaya diri.

Namun yang patut kita ingat, bukan berarti anda harus berbicara secara cepat tanpa ritme. Anda harus pandai menentukan ritme bicara, dimana harus berbicara dan dimana harus berhenti. Ritme yang tepat dalam berkomunikasi tentunya didapat setelah anda sering melakukan latihan/pengalaman orasi yang cukup.

4. Hindari gumaman yang terlalu sering

Gumaman yang terlalu sering hanya akan mengganggu pembicaraan anda. Lagipula lawan bicara anda akan merasa lelah menunggu kapan pembicaraan anda selesai. Sebisa mungkin minimalkan atau hilangkan gumaman seperti “ ehmmm…., eeee…., oooo…..”, dsb. Hal ini juga akan mengurangi respek calon pendengar anda, karena anda dinilai tidak menguasai materi pembicaraan.

5. Hindari humor yang tidak perlu

Melontarkan humor memang sah-sah saja untuk menyegarkan suasana. Namun, anda harus tanggap membaca suasana setelah anda mengungkapkan humor. Apakah lawan bicara anda benar-benar terpancing tertawa atau tertawa dengan terpaksa. Atau bahkan menunjukkan wajah yang terganggu dengan humor anda. Jika lawan bicara anda tidak tertarik dengan humor anda, teruskan pembiraan kembali. Jangan memaksa lawan bicara untuk mentertawakan humor anda yang telah gagal.

Dengan mempelajari dan melakukan tips diatas, anda dapat berkomunikasi secara lebih efektif sekaligus melatih diri anda menjadi pribadi yang efektif. Ingat keefektifan diperlukan dalam menyelesaikan setiap pekerjaan.

Selain itu, dalam hal komunikasi terdapat 5 hukum yang harus diikuti agar komunikasi berjalan efektif. Kelima hukum tersebut adalah respect (rasa hormat dan saling menghargai), empathy (kemampuan menempatkan diri pada situasi yang dihadapi orang lain), audible (dapat diterima dan dimengerti), clarity (kejelasan), dan humble (rendah hati).

Kelima hukum tersebut sangatlah penting bagi pemberi pelayanan yang berhadapan langsung dengan masyarakat, seperti para petugas pelayanan di kecamatan maupun di kantor-kantor perijinan. Hal ini dikarenakan sebuah citra institusi terlebih lagi institusi yang berkecimpung dalam bidang pelayanan sangat ditentukan oleh kualitas pelayanan yang diberikan oleh petugasnya. Layaknya sebuah buku yang dinilai yang dinilai dari sampulnya, sedangkan sebuah perusahan/institusi dinilai dari produk, sarana dan sumber daya manusianya.

Citra yang baik maupun yang buruk memberi kesan yang mendalam bagi penerima pelayanan/pelanggan/customer. Bagi kita aparat Pemkab Sleman, kadang kita tidak menyadari pentingnya citra ini, sehingga sering melemparkan tanggungjawab pelayanan kepada petugas lainnya atau dengan gampangnya menunda pelayanan tersebut. Padahal dari sinilah kesan yang buruk itu berawal tanpa kita menyadarinya. Hal ini akan berakhir dengan menurunnya citra pelayanan yang diberikan pemerintah di masyarakat

Bagaimana memberi kesan pertama yang positif? Ini dimulai dengan suatu penampilan yang menarik. Penampilan menarik ini meliputi tata busana yang grooming (senantiasa terlihat rapi), bahasa tubuh yang positif, serta kepribadian yang asli tanpa dibuat-buat, bergairah, ramah, bersahabat dan sopan, dapat dipercaya dan diandalkan, terdapat kesungguhan dan kejujuran serta lincah dan wajar. Selain penampilan menarik, bahasa non verbal juga memberi kontribusi bagi suatu pelayanan yang baik. Bahasa non verbal ini meliputi : tatapan mata/cara memandang, ekspresi wajah, gerakan anggota tubuh, cara berdiri, cara duduk, cara berjabat tangan serta intonasi/penekanan suara. *** (disarikan dari dukonbesar.com dan materi komunikasi efektif dari Ardhana Communication and Development Training)

Comment here